(이미지=이해를 돕기 위한 연출 사진)
보도자료는 일반적인 글쓰기와 순서가 다르다. 배경부터 설명하고 결론으로 가는 구성에 익숙한 담당자라면 처음에 가장 헷갈리는 부분이다. 보도자료 작성 방법의 핵심은 결론을 앞에 두는 것이고, 나머지는 그 뒤를 받치는 순서로 배치하면 된다.
■ 1단계 — 한 문장으로 요약한다
쓰기 전에 이번 소식을 한 문장으로 적어 본다. 누가 언제 무엇을 했는지가 그 한 문장에 들어가야 한다. 이 문장이 나오지 않으면 아직 소재가 정리되지 않은 것이므로, 자료부터 다시 모으는 편이 빠르다.
이 한 문장이 첫 문단의 첫 줄이 되며, 회사 소개나 업계 배경은 그 뒤로 미룬다.
■ 2단계 — 네 가지 정보를 채운다
다음은 사실을 채우는 단계로, 시점과 대상, 수치, 회사의 설명 네 가지를 순서대로 적는다. 계약이라면 체결일과 상대 기관, 범위를 적고, 인증이라면 인증명과 발급 기관을 적는 식이다.
수치는 하나라도 들어가면 글의 밀도가 달라지므로, 금액이나 규모, 기간, 인원 가운데 공개할 수 있는 항목을 고르면 된다. 보도자료 작성 방법을 익히는 가장 빠른 길은 이 네 항목을 표로 만들어 두고 매번 채우는 것이다.
■ 3단계 — 소제목으로 나눈다
본문이 길어지면 소제목을 두세 개 두고, 한 단락에 하나의 정보만 담아 주제가 바뀌는 지점에서 끊는다. 소제목만 읽어도 무슨 내용인지 짐작되도록 쓰면 독자가 필요한 부분을 찾아 읽는다.
문장은 길고 짧은 것을 섞어 쓰는데, 짧은 문장만 이어지면 설명이 끊기고 긴 문장만 이어지면 읽기 어렵다.
■ 4단계 — 빼야 할 표현을 걸러낸다
마지막 손질에서 덜어 내야 할 것이 있다. 확인되지 않은 효과, 업계 최초나 유일 같은 단정, 경쟁사 비교, 검색 순위나 매출 증가를 약속하는 문구다.
진마케팅이 운영하는 JIN AEO Platform의 NEWS 송출은 작성된 원고에 표현 점검을 적용해 이런 문구를 걸러낸다. 의료와 금융, 법률 같은 민감업종은 기사마다 담당자가 한 번 더 확인한다. 보도자료 작성 방법을 지킬 때 점검에서 걸리는 횟수가 줄고, 공개까지 걸리는 시간도 짧아진다.
■ 5단계 — 미리보기로 확인한다
다 썼다면 기사 화면에서 어떻게 보이는지 확인한다. JIN AEO Platform은 작성 화면과 점검, 미리보기를 배포권 구매 전에도 열어 두어, 결제 전에 결과물의 형태를 볼 수 있다.
화면으로 보면 글에서 보이지 않던 문제가 드러난다. 첫 문단이 길어 읽기 어렵거나, 소제목 없이 단락이 이어지거나, 사진 설명이 빠진 경우가 대표적이다.
■ 자료부터 모으면 절반이 끝난다
원고를 쓰기 전에 자료를 먼저 모으면 작성 시간이 절반으로 준다. 계약과 협약은 체결일과 상대 기관명, 적용 범위를, 인증은 인증명과 발급 기관, 유효 기간을 확인한다. 제품이라면 출시일과 주요 사양, 판매 경로가 필요하고, 행사라면 일시와 장소, 참여 규모가 있어야 한다.
이 정보가 갖춰지면 보도자료 작성 방법은 사실을 순서대로 옮기는 작업이 되고, 남는 일은 표현을 다듬는 정도다. 반대로 자료 없이 쓰기 시작하면 문장을 고치는 데 시간이 가고 결국 다시 확인하게 된다.
■ 사진과 설명
사진이 있다면 어떤 장면인지 설명을 붙이고, 사람이 등장하면 누구인지 밝히며 연출된 이미지라면 그 사실을 표기하는 편이 정확하다. 실제 고객이나 실존 인물의 인터뷰처럼 오해될 수 있는 표현은 쓰지 않는다.
■ 자주 묻는 것들
보도자료 작성 방법에서 분량은 소식의 크기에 맞추면 된다. 길게 쓴다고 좋은 글이 되지 않으며, 사실이 충분히 담겼다면 그 선에서 멈추면 된다. 인용문은 회사의 판단과 계획을 설명하는 문장이 있으면 넣는 편이 좋고, 없는 말을 지어내 넣을 필요는 없다.
같은 소식을 여러 번 쓰는 것은 권하지 않지만, 시점이 달라지거나 새로운 내용이 더해졌다면 그 변화를 중심으로 다시 쓸 수 있다.
■ 마무리 점검 세 가지
마지막으로 세 가지를 확인한다. 모든 문장이 확인 가능한 사실인지, 회사 자랑으로만 끝나는 문단이 없는지, 독자가 다음에 궁금해할 정보를 빠뜨리지 않았는지다. 이 세 가지를 통과하면 보도자료 작성 방법으로는 충분하다.
■ 쓰고 난 뒤
작성이 끝나면 승인과 송출로 이어진다. 가격은 일반업종 20건 20만원으로 건당 1만원, 민감업종 20건 30만원으로 건당 1만5천원이며 부가세가 포함된 금액이고, 기사가 공개된 것을 확인한 뒤에만 1건이 차감된다. 공개된 주소는 회사 자료에 연결해 두면 한 번 쓴 원고가 여러 곳에서 쓰인다.
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